PRINSIP DESAIN PESAN: DEFINISI, PROSES, DAN UNSUR PERENCANAAN

A.    Definisi Perencanaan

Menurut Harold Kootz dan Cyril O. Donell, perencanaan didefinisikan sebagai persiapan yang teratur dari setiap usaha yang mewujudkan atau mencapai tujuan atau tujuan-tujuan yang telah ditentukan, kemudian makna dari persiapan adalah istilah yang tidak hanya berarti suatu proses karya yang harus dimulai dan selesai sebelum usaha dimulai, tetapi setelah usaha dimulai perencanaan masih tetap berlanjut sehingga menjadi sebuah proses karya yang berjalan terus seiring dengan jalannya suatu kegiatan.

Perencanaan merupakan langkah kedua setelah seseorang mampu mengidentifikasi masalah dari hasil penelitian yang intensif atau hasil pengumpulan data yang sederhana, kemudian perencanaan dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk meletakkan arah dan tindakan yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan tertentu, hal ini disebabkan perencanaan selalu berkaitan dengan maksud dan tujuan.

Perencanaan mengharuskan adanya pendekatan-pendekatan dan strategi, dari penyampaian informasi dan diakhiri oleh kegiatan evaluasi, sehingga terdapat dua prinsip dalam perencanaan, di antaranya:

1.      Perencanaan harus diketahui sebagai bagian dari suatu proses menyeluruh yang menyangkut analisis kebijakan, persiapan perencanaan, pengelolaan pelaksanaan, evaluasi, dan penelitian.

2.      Tanggung jawab fungsi perencanaan terletak pada keseimbangan antara sekelompok perencana profesional yang terorganisir secara baik, unit-unit yang langgeng, dan berbagai penyedia layanan komunikasi dan kliennya yang akan terpengaruh oleh hasil perencanaan.

Melalui proses perencanaan, diperlukan kerjasama yang baik dengan para calon pengelola program dan menerima pelayanan untuk mendapatkan dukungan yang mantap agar memperoleh hasil pemecahan yang realistis mengenai masalah yang dihadapi, kemudian kebutuhan untuk monitoring dan evaluasi terhadap hasil tindakan harus jelas, serta mekanisme objektif untuk melaksanakan evaluasi ke depan dapat menemukan masalah secara dini yang membutuhkan perhatian manajemen, perencanaan ulang, bahkan terhadap perubahan kebijakan, sehingga evaluasi merupakan suatu bagian dari usaha yang terintegrasi dan tidak hanya sekedar pengawasan pada akhir kegiatan melainkan juga terhadap proses perencanaan.

B.     Proses dan Unsur Perencanaan

1.      Proses Perencanaan

Proses perencanaan merupakan proses pertama dalam istilah manajemen, setiap usaha apapun tujuannya, hanya dapat berjalan secara efektif dan efisien karena sebelumnya telah direncanakan dan dipersiapkan dengan matang, menurut Eneng Purwanti dalam jurnal Adzikra menyebutkan dalam proses perencanaan setidaknya meliputi langkah-langkah berikut:

a.       Perkiraan dan perhitungan masa depan.

b.      Penentuan dan perumusn sasaran dalam rangka pencapaian tujuan dakwah yang telah ditetapkan sebelumnya.

c.       Penetapan tindakan-tindakan dakwah dan prioritas pelaksanaannya.

d.      Penetapan metode.

e.       Penetapan dan pemberian jadwal waktu.

            Harold Kootz juga mengemukakan beberapa langkah proses perencanaan sebagai berikut:

a.       Menentukan tujuan atau tujuan-tujuan; biasanya ditetapkan pada awal usaha yang ditetapkan pada tingkat puncak, kemudian ditentukan juga dari bagian-bagian organisasi yang lebih bawah.

b.      Menetapkan premis-premis; premis adalah bentuk ramalan atau dugaan tentang kondisi atau kenyataan dari kebijaksanaan-kebijaksanaan yang mungkin dapat dilaksanakan di masa mendatang. Setelah memperoleh gambaran dugaan atau premis, maka perencanaan secara keseluruhan diarahkan kepada hasil dari premis tersebut, selain harus ditetapkan juga harus disetujui oleh mayoritas anggota organisasi secara keseluruhan, baik secara horizontal maupun vertikal. Premis juga dapat digolongkan sebagai berikut:

1)      Premis non controllable; yaitu premis yang tidak dapat dikendalikan seperti suasana politik, perubahan moneter, kebijakan pemerintah, dan sebagainya.

2)      Premis semi controllable; yaitu premis yang sebagian atau setengahnya dapat dikendalikan seperti hasil pekerjaan dari para pekerja, lalu lintas kerja, harga, dan sebagainya.

3)      Premis controllable; yaitu premis yang dapat dikendalikan.

c.       Mencari dan menyelidiki kemungkinan rangkaian dari seluruh tindakan yang diambil, kemudian perencanaan dapat diartikan mengharuskan untuk memberi penilaian berbagai kemungkinan yang ditempuh.

2.      Unsur Perencanaan

Unsur perencanaan dapat disimpulkan sebagai berikut:

a.       Unsur tujuan atau tujuan-tujuan; yaitu perumusan secara jelas dan terperinci mengenai tujuan yang telah ditetapkan untuk dicapai.

b.      Unsur policy; yaitu metode untuk mencapai tujuan yang dimaksudkan agar tercapai secara garis besar atau gambaran umum dari tujuan tersebut.

c.       Unsur prosedur; meliputi pembagian tugas serta hubungan baik secara horizontal atau vertikal antara masing-masing anggota secara menyeluruh atau terperinci.

d.      Unsur progress (kemajuan); di dalam perencanaan ditentukan mengenai segala sesuatu yang ingin dicapai.

Unsur program; unsur perencanaan tidak hanya menyimpulkan rencana keseluruhan menjadi satu kesatuan, tetapi di dalam perencanaan secara keseluruhan tersebut harus disusun menurut urutan-urutan (sequence) dari berbagai rencana kerja tersebut.